Contabo KundenserviceTutorialsWie verhindere ich, dass meine E-Mails als Spam markiert werden?

Wie verhindere ich, dass meine E-Mails als Spam markiert werden?

Sie haben einen eigenen Mailserver, doch Ihre E-Mails landen im Spam Ordner oder kommen erst gar nicht an? Das kann viele verschiedene Gründe haben. Die wichtigsten Tricks und Fallstricke werden Sie hier erfahren. Wenn Sie ein Webspace Paket haben, benötigen Sie nur den Punkt SPF. Auf dieser Seite wird oft als Beispiel die Domain mail.ihredomain.com und die IP 1.2.3.4 verwendet. Bitte ersetzen Sie diese bei den Tests und der Konfiguration durch Ihre eigenen Daten.

SMTP-Banner

Das SMTP-Banner ist das Aushängeschild Ihres Mailservers. Wenn er sich mit einem anderen SMTP-Server verbindet, um eine E-Mail zu versenden, stellt er sich damit vor. Wenn Sie einen Server bei uns haben, meldet sich dieser am Anfang mit einem solchen Namen:

m1234.contabo.net

Viele E-Mail Anbieter akzeptieren solche generischen Bezeichnungen nicht und schicken die Nachrichten sofort in den Spam Ordner. Wählen Sie also einen weniger generischen wie zum Beispiel:

mail.ihredomain.com

Beachten Sie bitte, dass es sich hierbei um einen fully qualified domain name (FQDN) handeln muss. Das bedeutet, dass vor ihredomain.com eine Subdomain wie "mail" stehen muss. Das aktuelle SMTP-Banner können Sie erfragen, indem Sie sich mit Telnet über Port 25 mit Ihrem Mailserver verbinden. In der Eingabeaufforderung von Windows geht dies zum Beispiel so:

telnet 1.2.3.4 25

Bitte tragen Sie hier Ihre eigene Server IP ein. Bei Windows müssen Sie Telnet erst aktivieren um es benutzen zu können. (Start --> Systemsteuerung --> Programme und Funktionen --> Windows-Funktionen aktivieren oder deaktivieren --> warten, dann Haken bei Telnet-Client setzen und auf OK klicken)
Die erste Zeile könnte lauten:

220  m1234.contabo.net ESMTP Postfix (Debian/GNU)

Wobei "m1234.contabo.net" die entscheidende Information ist. Mit "quit" beenden Sie die Verbindung wieder. In cPanel und Plesk ist der Name Ihres Mailservers im SMTP Banner der gleiche wie der Hostname. Ändern Sie also bei Bedarf bitte den Hostnamen im Administrations-Panel.
Wenn Sie Plesk auf einem Windows Server verwenden, können Sie das SMTP-Banner nicht so einfach über das Panel verändern. Hierfür loggen Sie sich bitte über RDP auf Ihrem Server ein, öffnen Sie das Programm MailEnable und wechseln Sie zu MailEnable Management --> Servers --> localhost --> Connectors.  Bitte wählen Sie in der sich öffnenden Liste SMTP aus, klicken mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Eigenschaften".

In dem sich öffnenden Fenster sind vier Felder zu bearbeiten:

Local Domain Name

Hier gehört Ihre Hauptdomain hinein, z.B.: ihredomain.com.

Default mail domain name

Der Wunsch Name für Ihren Mail Server, z.B.: mail.ihredomain.com.

DNS Addresses

Hier gehören die IP Adressen der verwendeten DNS Server hinein. Wenn Sie den Server in einem unserer Rechenzentren betreiben, reicht:

für Nürnberg
213.136.95.10 213.136.95.11

für München
79.143.183.251 79.143.183.252

Notification email address

Hier tragen Sie bitte eine existierende E-Mail Adresse zu der Domain ein!

Wenn Sie Anstelle eines Administrationspanels Postfix verwenden, können Sie Ihr SMTP-Banner mit folgendem Befehl anpassen:

postconf -e "myhostname = mail.ihredomain.com" && postfix reload

Bitte ersetzen Sie "mail.ihredomain.com" mit dem neuen Namen für Ihren E-Mail Server.

PTR

Der PTR- , oder auch Reverse-DNS-Eintrag, ist quasi das Gegenstück zu dem A-Record einer DNS-Zone.

A-Record:

mail.ihredomain.com --> 1.2.3.4

PTR:

1.2.3.4 --> mail.ihredomain.com

Die meisten Mailserver akzeptieren Mails erst dann, wenn der PTR dem Namen des Mailservers im SMTP-Banner entspricht. Wenn Sie also zum Beispiel das folgende SMTP-Banner haben:

220 mail.ihredomain.com ESMTP Postfix (Debian/GNU)

müssen Sie Ihren PTR wie in dem Beispiel oben anpassen. Ihren PTR Eintrag können Sie jederzeit ganz leicht im Kundenlogin anpassen. Beachten Sie aber, dass Sie neben Ihrer IPv4 Adresse auch Ihre IPv6 Adresse anpassen müssen, sofern Sie IPv6 verwenden.

SPF

Mit dem SPF-Record bestimmen Sie, dass nur von bestimmten IP-Adressen E-Mails mit Ihrer Domain versendet werden dürfen. Viele Mailserver betrachten E-Mails als Spam, wenn die Domain keinen SPF-Record besitzt. Den SPF-Record können Sie im Kundenlogin über die Zonenverwaltung anlegen. Folgende Formulierung sollte in den meisten Fällen funktionieren:

86400 in TXT "v=spf1 +a +mx ~all"

Hierbei wird sowohl die im A-Record, als auch im MX-Record vermerkte IP-Adresse legitimiert. Wenn Sie bei uns ein Webspace Paket besitzen, verwenden Sie bitte den folgenden SPF-Record:

86400 in TXT "v=spf1 +a +mx +a:mail-relay.contabo.net ~all"

Wenn Sie eine besondere Konfiguration wünschen, können Sie sich auch z.B. auf folgender Seite einen SPF-Record generieren lassen:

SPF-Wizard

Blacklists

Auch wenn wir unsere IP-Adressen stets überprüfen bevor wir sie vergeben, ist es nie ganz auszuschließen, dass Ihre IP-Adresse von einer solchen Liste erfasst wird. Dies äußert sich darin, dass Ihre E-Mails trotz aller Bemühungen nicht ankommen. Wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihre Adresse betroffen ist, können Sie auf dieser Seite auf die wichtigsten Listen testen:

MX-Toolbox Blacklist Check

Bitte geben Sie hierzu in dem Fenster Ihre IP-Adresse an. Sollte Ihre IP-Adresse gelistet sein (rot markiert), wenden Sie sich am besten an den jeweiligen Blacklist Betreiber. Diese bieten auf Ihren Homepages ein Entfernungs-Formular an, auf dem Sie ein paar Informationen zu Ihrem E-Mailserver angeben sollen. Innerhalb von wenigen Tagen sollte Ihre IP Adresse entfernt worden sein. Manche E-Mail Provider haben auch eigene Blacklists, die nicht öffentlich sind. Diese schicken Ihnen normalerweise eine E-Mail zurück, in welcher der Grund für die Ablehnung steht. Sollte hier eine eigene Blacklist erwähnt sein, finden Sie hier einige Links zu wichtigen Delisting-Seiten solcher Provider:

Microsoft
Yahoo
Google

Falls Sie Probleme haben, Ihre IP von einer der Listen zu entfernen, wenden Sie sich bitte mit der Fehlermeldung und der betroffenen IP an [email protected] Wir werden Sie dann unterstützen!

Weiteres Vorgehen

Wenn Sie alle oben genannten Punkte beachtet haben und Ihre E-Mails dennoch nicht ankommen oder im Spam landen, ist es an der Zeit sich das Problem im Detail anzusehen. Erhalten Sie auf Ihre E-Mails eine Antwort, wenn Sie nicht akzeptiert wurde? Lesen Sie diese E-Mail genau durch! Oft werden hier Gründe genannt, weshalb die E-Mail nicht ankommt. Wenn Sie eine Fehlermeldung gefunden haben, diese Ihnen aber nicht weiterhilft, können Sie diese gerne, zusammen mit der gesamten E-Mail inklusive Header, an uns senden. Unser Expertenteam hinter [email protected] hat große Erfahrung mit der Lösung solcher Probleme.

Wenn die E-Mails ankommen aber im Spam landen, stehen im Header der angekommenen Nachricht ebenfalls oft nützliche Informationen zur Fehlerbehebung. Vor allem Google macht es hier den Betreibern von privaten Mailservern leicht und stellt oft sogar einen Link mit näheren Informationen zu den eigenen E-Mail Richtlinien zur Verfügung. Daher lohnt es sich bei Problemen auch eine Test E-Mail an eine Gmail Adresse zu senden.

Bitte werfen Sie auch einen Blick auf den MX-Toolbox SMTP Check . Geben Sie hier die Domain Ihrer E-Mail Adresse an. Dort wird Ihr Server automatisch auf häufige Probleme untersucht.

Wenn alles nichts genutzt hat

Wenn Sie die gesamte Seite durchgearbeitet haben und noch immer ein Problem beim E-Mail Versand haben oder an einer Stelle Hilfe benötigen, können Sie sich gerne an unseren Support wenden. Wir stehen Ihnen jeden Tag von 8:00 bis 23:00 [email protected] zur Verfügung!

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